В субд ms access отчеты создаются

Apr 2015 - 11 min - Uploaded by Уроки по Microsoft AccessУзнайте, как легко и быстро создать базу данных Access. Выполнение запросов, создание и редактирование отчета Создание запроса с помощью мастера Создание.

При создании или открытии файла МА, открывается окно БД. Окно БД является центром управления файлами А. Из этого окна пользователи создают и используют любые объекты БД А или проекта А.

Пользователь имеет возможность изменить настройки, определяющие выводится ли окно БД на экран при открытии файла МА, или нет. Если скрыть окно БД, то необходимо открыть стартовую форму или страницу доступа к данным, чтобы предоставить пользователям возможность переходов по приложению.

Как реляционная СУБД МА обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц БД. Таблицу МА можно связать с данными, хранящимися на ЭВМ или на сервере. С другой стороны, можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBASE. Полученные результаты можно быстро и легко связать и объединить с данными электронных таблиц EXCEL. Проектирование таблиц средствами СУБД MS Access. Прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру БД.

Определить цель создания БД, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. БД должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать БД, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую БД с хорошо спроектированной, подобной ей базой. Разработать на бумаге структуру таблиц, которые должна содержать БД.

Информация в таблице не должна дублироваться.

Почему так случилось

Не должно быть повторений и между таблицами. Когда определенная информация хранится только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если они содержаться в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в БД.

Определить необходимые в таблице поля. Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы.

24 Системы управления базами данных и экспертные системы

Например, в таблице с данными о клиенте могут содержаться поля с названием компании, адресом, городом, страной и номером телефона. Для того, чтобы МА мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей назывют основным ключом. Определить связь между таблицами.

В МА поддерживаются два способа создания БД. Имеется возможность создать пустую БД, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Имеется также возможность создать БД с помощью мастера. Таблица хранит сведения по конкретному вопросу, например, таблица «Товары» содержит сведения только о товарах, а таблица «Поставщики» - только о компаниях, поставляющих товары. Данные в таблице организованы в столбцы (поля) и в строки (записи). В новой версии МА существуют четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы, режим Конструктора, режим Сводной таблицы и режим Свободной диаграммы.

В режиме Таблицы осуществляется работа с данными, находящимися в таблице: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т. В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т. Задаются имена полей таблицы и их типы, поля описываются, задаются их свойства. В режиме Сводной таблицы и Сводной диаграммы удобно выполнять анализ данных. Существует также дополнительный режим – режим Предварительного просмотра, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы. В МА используются три способа создания таблиц: путем ввода данных, с помощью Конструктора таблиц и с помощью Мастера создания таблиц.

Обычно создание таблиц путем ввода данных используют только тогда, когда структура таблицы очень проста, например справочник. Использование Мастера таблиц оправдано, если нужно создать какую-то типовую таблицу, пользуясь шаблонами, которые он предложит. Создавая БД в режиме таблицы, определяем только имя каждого поля. МА, исходя из тех данных, которые вносим в первую запись поля, присвоит каждому полю соответствующий тип.

Когда создаете таблицу в режиме конструктора таблицы, то имеет больше возможностей в определении свойств каждого поля. Сюда относится его длина и тип данных, которые будут в нем хранится. Режим конструктора позволяет установить свойства, необходимые для каждой конкретной БД. Окно конструктора таблиц разделяется на две области.

Алгоритмы поиска Линейный поиск Двоичный поиск

В верхней области отображается сетка, каждая строка которой описывает один столбец БД. Для каждого столбца отображаются его основные характеристики: имя столбца, тип данных, длина и параметр допустимости пустых значений.

СУБД MS Access Отчеты

В нижней области окна конструктора таблиц отображаются дополнительные характеристики каждого столбца, выделенного в верхней области: размер поля, формат поля, выравнивание текста и др. Создание форм в СУБД MS Access. Форма – это объект БД, предназначенный для ввода и отображения информации. Работа с формами может происходить в трех режимах: в режиме Формы, в режиме Таблицы, в режиме Конструктора. В режимах Формы и Таблицы можно осуществлять добавление, удаление и редактирование записей в таблице или в запросе, являющемся источником данных для форм. В режиме Конструктора можно производить изменения внешнего вида формы, добавление и удаление элементов управления.

Форма в столбец чаще всего используется для ввода и редактирования данных. Табличная форма отображает данные в режиме таблицы. Нижний колонтитул – раздел отображается только в режиме предварительного просмотра в нижней части экранной страницы и обычно содержит номер страницы, дату и т. Как и любой объект БД форма имеет свойства. Свойства разрешить добавления, разрешить удаления, разрешить изменения – определяют, можно ли пользователю редактировать данные через форму. Эти свойства могут принимать значения Да/Нет. Ввод данных – определяет режим открытия формы и принимает значения Да/Нет.

Алгоритмы поиска Линейный поиск Двоичный поиск

Режим Да – открытие формы только для добавления новых записей. Режим Нет – просмотр существующих записей и добавление новых. Блокировка записей – определяет способы блокировки записей в режиме многопользовательской работы с БД. Автоформа – автоматизированное средство для создания форм трех стандартных типов: в столбец, ленточная, табличная. При этом в форму вставляются все поля источника данных. Мастер форм – программное средство, которое позволяет создавать структуру одного из трех стандартных типов формы в режиме диалога с разработчиком формы.

При этом в форму вставляются выбранные пользователем поля из источника данных.

Конструктор форм – позволяет конструировать форму пользователем в режиме конструктора форм. Самым удобным способом создания новой формы является следующая: форма создается с использованием автоформы или мастером форм, а затем дорабатывается в режиме конструктора. Источником данных формы является одна или несколько связанных таблиц и/или запросов.

МА предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД – это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка.

Создание отчетов как объектов базы данных Access

Формы создаются из набора отдельных элементов управления. Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Создание запросов в СУБД MS Access. Запрос – это средство выбора необходимой информации из базы данных. Вопрос, сформированный по отношению к базе данных, и есть запрос.

СУБД MS Access Отчеты

Применяются два типа запросов: по образцу и структурированный язык запросов (SQL). Запрос по образцу – средство для отыскания необходимой информации в базе данных.

Он формируется не на специальном языке, а путем заполнения бланка запроса в окне Конструктора запросов. SQL – запросы – это запросы, которые составляются (программистами) из последовательностей SQL – инструкций. Эти инструкции задают, что надо сделать с входным набором данных для генерации выходного набора. Все запросы Access строит на основе SQL –запросов.

24 Системы управления базами данных и экспертные системы

Чтобы посмотреть их, необходимо в активном окне проектирования запроса выполнить команду Вид/SQL. Существует несколько типов запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный запрос, создание таблиц. Наиболее распространенными является запрос на выборку. Запросы на выборку используются для отбора нужной пользователю информации, содержащейся в таблицах. Они создаются только для связанных таблиц.

Чтобы вызвать Конструктор запросов, необходимо перейти в окно базы данных. В окне база данных необходимо выбрать вкладку Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме Создание запроса в режиме конструктора. Появится активное окно Добавление таблицы на фоне неактивного окна «Запрос: запрос на выборку». В окне Добавление таблицы следует выбрать таблицу – источник или несколько таблиц из представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить.

После этого закрыть окно Добавление таблицы, окно «Запрос: запрос на выборку» станет активным. Окно Конструктора состоит из двух частей – верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список таблиц – источников и отражает связь между ними. Выбрать таблицу – источник, из которой производится выборка записей. Переместить имена полей с источника в Бланк запроса. Например, из таблицы Группы студентов отбуксировать поле Название в первое поле Бланка запросов, из таблицы Студенты отбуксировать поле Фамилии во второе поле Бланка запросов, а из таблицы Успеваемость отбуксировать поле Оценка в третье поле и из таблицы Дисциплины отбуксировать поле Название в четвертое поле Бланка запросов.